Wie Sie richtig reagieren, wenn Mitarbeitende ausfallen
Absenzen (vor allem längerfristige) können ein Zeichen für Probleme sein. Ihre Reaktion ist wichtig.
Früher Kontakt: Die ersten 3 Tage
Was tun:
- →Tag 1-2: Kurze, freundliche Nachricht (SMS, Email): „Alles okay? Gute Besserung!"
- →Tag 3: Anruf der Führungskraft (nicht HR, nicht GL). Kurz, nicht aufdringlich.
- →Frage stellen: „Wie geht es dir? Gibt es was, das wir dir helfen können?"
- →Nicht fragen: Nach Diagnosen, Details der Krankheit, oder verdächtig wirken
Langzeitabsenzen: Nach 1-2 Wochen
Was klären:
- →Wann kann die Person voraussichtlich zurückkommen?
- →Wird ein ärztliches Attest benötigt? (Ab 3. Tag gesetzlich)
- →Kann die Person mit Betriebsarzt/EAP Kontakt nehmen? (Angebot, nicht Befehl)
- →Sind Arbeitsanpassungen nötig bei Rückkehr?
Rolle der Führung – Was Sie TUN
- ✓Regelmässiger, respektvoller Kontakt (zeigt: Wir kümmern uns)
- ✓Hilfe anbieten: Betriebsarzt, EAP, Anpassungen
- ✓Bei Rückkehr: Klare Absprachen und evtl. Stufenpläne
Rolle der Führung – Was Sie NICHT tun
- ✗Verdacht äussern oder argwöhnisch werden
- ✗Ärztliche Informationen einfordern (illegal)
- ✗Sanktionen androhen oder bei Rückkehr „bestrafen"
- ✗Stille Behandlung oder Ausgrenzung
Merksatz: Früher Kontakt ist nicht invasiv – es zeigt Fürsorge. Das stärkt Vertrauen und oft auch Rückkehr-Chancen.
Strukturierte Rückkehr nach längerer Abwesenheit
Ein guter Wiedereinstieg reduziert das Rückfall-Risiko. Hier ist Struktur wichtig.
Stufenpläne: Sanfter Einstieg
Grundprinzip: Nicht sofort 100%, sondern in Schritten hochfahren.
Beispiel Stufenplan (4 Wochen):
- Woche 1: 50% Arbeitszeit, einfache Aufgaben, viel Kontakt mit Führungskraft
- Woche 2: 60%, normale Aufgaben (keine Überlastung), regelmässige Check-ins
- Woche 3: 80%, schrittweise Rückkehr zu normalem Umfang
- Woche 4: 100%, aber mit Monitoring (regelmässige Gespräche)
→ Dies ist mit der Person und evtl. Betriebsarzt abzustimmen
Arbeitsplatzanpassung
Fragen zur Klärung:
- →Kann die Person die gleiche Arbeit machen, oder braucht es Anpassungen?
- →Physisch: Ergonomie, Arbeitszeiten, Pausen?
- →Mental: Weniger Stress, andere Aufgaben, mehr Unterstützung?
- →Sozial: Andere Zusammensetzung, Einzelarbeit vs. Team?
Rückkehr-Gespräch (vor Start):
Agenda:
- ✓ Willkommensheissung (sincere!)
- ✓ Stufenplan besprechen (Erwartungen klären)
- ✓ Arbeitsplatzanpassungen erläutern
- ✓ Unterstützungsangebote (Betriebsarzt, EAP, etc.)
- ✓ Termin für nächstes Check-in (z.B. nach Woche 1)
Früherkennung und strukturierte Klärung
Konflikte sind normal, aber ungelöste Konflikte sind Gesundheitsrisiken. Früh handeln spart viel Aufwand später.
Früherkennung: Auf was Sie achten
- ⚠Menschen sitzen nicht mehr zusammen (räumliche Distanz)
- ⚠Weniger Kommunikation oder nur formal (kalt)
- ⚠Spöttische oder sarkastische Bemerkungen (unterschwelliger Ärger)
- ⚠Blockaden bei gemeinsamen Entscheiden
- ⚠Dritte Person kommt zu Gesprächen dazu (Unterstützung suchen)
Strukturierte Klärung: 4 Schritte
Schritt 1: Einzelgespräche
- → Zuerst mit jeder Person einzeln sprechen (nicht zusammen!)
- → Offen fragen: „Wie ist deine Sicht? Was ist der Kern des Konflikts?"
- → Dokumentieren: Was wird gesagt? (Neutral!)
Schritt 2: Gemeinsames Gespräch
- → Moderiert von Führungskraft oder Neutral (z.B. Mediator)
- → Klare Regeln: Respekt, aktiv zuhören, keine Unterstellungen
- → Ziel: Gegenseitiges Verständnis, nicht Gewinner/Verlierer
Schritt 3: Gemeinsame Lösung
- → „Was braucht es, damit es besser läuft?"
- → Konkrete Vereinbarungen treffen (schriftlich!)
- → Klare Konsequenzen, wenn es nicht funktioniert
Schritt 4: Monitoring
- → Nach 2 Wochen: Erstes Check-in mit beiden
- → Nach 1 Monat: Zweites Gespräch (funktioniert die Lösung?)
- → Regelmässige kurze Checks danach
Wichtig: Wenn selbst mit Mediation keine Besserung kommt → externe, spezialisierte Hilfe holen. Konflikte können sehr schädlich werden.
Grenzen setzen und richtig helfen
Manchmal haben Menschen private Probleme (Scheidung, Krankheit in Familie, finanzielle Not). Das wirkt auf die Arbeit. Wie gehen Sie damit um?
Abgrenzung: Ihre Grenzen
Sie sind nicht:
- ✗Therapeut oder Counselor
- ✗Familien-Berater oder Finanz-Experte
- ✗Freund oder Vertrauter (bei aller Sympathie – es ist eine berufliche Beziehung)
- ✗Verantwortlich für die Lösung von privaten Problemen
Was Sie TUN können
- ✓Zuhören: Kurz und empathisch, ohne tiefe Beratung
- ✓Verstehen zeigen: „Das klingt schwierig. Wie kann ich dich bei der Arbeit unterstützen?"
- ✓Arbeitsbedingungen anpassen: Flexibilität, Homeoffice, kürzere Stunden (temporär)
- ✓EAP/Beratung anbieten: „Wir haben ein Beratungsangebot. Möchtest du davon Gebrauch machen?"
- ✓Klare Grenzen: „Ich kümmere mich um die Arbeit. Für private Probleme brauchst du Fachleute."
Praktisches Beispiel
Szenario: Mitarbeiter erzählt, dass er/sie sich scheiden lässt und sehr belastet ist.
Ihre Reaktion:„Das tut mir leid. Das ist eine belastende Situation. Ich möchte dich unterstützen, wo ich kann. Willst du vielleicht weniger Stunden arbeiten? Und wir haben ein EAP-Angebot – vielleicht hilft das. Bei der Arbeit selbst werde ich dir helfen, dass du Pausen und Fokuszeit hast. Okay?"
Warnzeichen: Wann Sie handeln müssen
- ⚠ Person wirkt verzweifelt oder macht Aussagen über Selbstverletzung
- ⚠ Leistung bricht völlig ein über längere Zeit
- ⚠ Regelmässige Absenzen oder Unpünktlichkeit
- ⚠ Andere Mitarbeitende sind betroffen (Konflikte, Spannungen)
- → Dann: Gespräch mit Betriebsarzt oder Fachperson einholen
Handlungsrahmen und klare Grenzen
Manchmal begegnen Sie Themen wie Sucht, psychische Erkrankungen, oder gefährliches Verhalten. Hier sind klare Grenzen wichtig.
Erkannte Suchtverhalten – Was Sie TUN
Beispiele: Alkohol, Drogen, Medikamente, Glücksspiel – sichtbar bei der Arbeit.
Schritt 1: Sichern Sie die Sicherheit
- → Wenn jemand sichtbar beeinträchtigt ist → sofort von der Arbeit freistellen
- → Keine Maschinen, kein Fahren, kein Kundenkontakt
Schritt 2: Ein klares Gespräch
- → Ruhig, sachlich, nicht vorwurfsvoll
- → Konkrete Beobachtungen: „Ich habe bemerkt, dass…"
- → Nicht diagnostizieren: „Ich denke nicht, dass das Sucht ist, aber…"
- → Klare Konsequenzen: „Das kann so nicht weitergehen."
Schritt 3: Externe Hilfe
- → Betriebsarzt oder spezialisierte Beratung einbeziehen
- → Sucht-Beratungsstelle oder Fachperson empfehlen
- → Ultimatum klar: Akzeptanz von Hilfe oder Konsequenzen
Grenzen Ihrer Verantwortung
Sie sind NICHT verantwortlich für:
- ✗Diagnosis oder Behandlung von Sucht
- ✗Die Person vor sich selbst zu „retten"
- ✗Unbegrenzte Geduld oder Versuche zu „motivieren"
- ✗Abdeckung von Fehlverhalten oder Sicherheitsrisiken
Psychische Krisen & psychiatrische Notfälle
Warnsignale: Person wirkt suizidal, selbstverletzend, oder völlig desorientiert.
Ihre Reaktion:
- → Sofort: Sicherheit – Person ist sicher (nicht allein, Umgebung sicher)
- → Kontaktieren Sie sofort Betriebsarzt oder Notfallseelsorge
- → Im Extremfall: Notruf (144 oder 117)
- → NUR fachliche Hilfe kann helfen – nicht Sie allein
Wichtigste Maxime:
Bei schwierigen Themen wie Sucht oder psychischen Krisen: Fachpersonen einbeziehen, nicht versuchen, alleine zu handeln. Ihre Aufgabe ist, die Person zu diesen Fachpersonen zu bringen, nicht die Behandlung selbst zu übernehmen.
Absenzen: Früh Kontakt, zeigen Fürsorge, Stufenpläne bei Rückkehr nutzen.
Konflikte: Früh erkennen, strukturiert klären, externe Hilfe nicht scheuen.
Private Krisen & Überlastung: Grenzen setzen, aber helfen wo möglich. EAP und Fachpersonen nutzen.
Sucht & Krisen: Sicherheit zuerst, Fachpersonen früh einbeziehen, klare Grenzen.
Kern: Sie sind Führungskraft, nicht Therapeut. Helfen wo Sie können, aber wissen wo Ihre Grenzen sind und bringen Sie Menschen zu Fachpersonen.
